Doelstellingen Internationaal Dienstenpakket ISOC.nl sponsoren Over deze site Contact

Business Case Topic Maps

Introductie

Een groot farmaceutisch bedrijf heeft een assortiment van 2900 farmaceutische producten die zij in 38 landen verkopen. Hun afzet bedraagt 127.980.000 producten bij een omzet van EUR 3.210.900.000,=. Zij hebben kantoren in 7 landen en een totaal van 923 werknemers. Voor hun informatievoorziening hebben zij 6 verschillende gespecialiseerde systemen in huis, variërend van een financieel systeem en een productieproces-monitor tot een CRM en een ERP-pakket. Hun computers zijn voor 90% PC's en 10% notebooks. Over 2 jaar wil men werknemers die veel onderweg zijn voorzien van PDA's die via webapplicaties in verbinding staan met de eigen systemen. De laatste 5 jaar heeft men vele efficiëncyslagen doorgevoerd in het productieproces en in hun ICT. Hierbij zijn in de afgelopen 5 jaar 300 werknemers overbodig geworden en afgevloeid.

Probleem

Hoewel men tevreden is met het geboekte resultaat is men niet blind voor de resterende problemen en wil men voorbereidingen treffen om hun efficiëncy en effectiviteit voor de komende 5 jaar veilig te stellen.

In dit kader heeft men de volgende problemen onderkend:

De gespecialiseerde systemen vormen 6 vertikale zuilen in de informatievoorziening. Hierdoor bevindt de informatie die mensen zoeken zich vaak in verschillende systemen, met als resultaat dat de informatie gefragmenteerd is en men meerdere databases apart moet raadplegen. Dit leidt tot veel tijdverlies.
Om de gezochte informatie binnen een systeem te vinden is men meerdere minuten per zoekaktie kwijt. Zelfs met 'google-achtige' zoekakties en full-text-search is men meerdere minuten kwijt doordat de zoekresultaten geen rekening houden met de context waarin de gebruiker zoekt.
De 6 gespecialiseerde systemen bevatten weliswaar veel nuttige informatie, maar om dit om te zetten in kennis bij de werknemers is steeds veel tijd nodig doordat de systemen niet ingericht zijn als kennisbron, maar als informatiebron. De mensen moeten zelf alle informatie filteren en interpreteren.
Het delen van kennis en informatie binnen projectgroepen of over afdelingen heen moet minder tijd in beslag nemen en meer op maat zijn.

Fig. 1: Bestaande architectuur

Oplossingsrichting

In de analyse van de hierboven geformuleerde problemen heeft men onderkend dat de oplossing uiteenvalt in 2 richtingen. Enerzijds is dat het verrijken van de informatie zodat deze toegankelijker wordt. Anderzijds is dat het integreren van de verschillende systemen door er 1 integrerende informatielaag bovenop te plaatsen, waardoor alle informatie in 1 keer ontsloten kan worden, zonder dat de bestaande systemen wijzigingen hoeven te ondergaan.

Om deze beide oplossingsrichtingen voor te realiseren heeft men gekozen voor Topic Maps als integrerende kennistechnologie omdat hiermee een naadloze integratie van informatie mogelijk is én het zoekproces naar informatie significant verkort wordt.

Beschrijving nieuwe situatie

De bestaande, vertikale systemen blijven behouden, zodat het doorgaans specialistische afdelingswerk ongewijzigd door kan gaan. Boven de gespecialiseerde toepassingen wordt een integrerende laag geplaatst. Daarboven komt de Topic Map View. Hiermee kunnen de gebruikers in enkele seconden door de volledige informatiebase navigeren. De contextgevoeligheid ervan zorgt ervoor dat zij alleen die informatie zien die voor hen relevant is. Een ander voordeel is dat zij informatie uit alle onderliggende systemen overzichtelijk in 1 scherm gepresenteerd krijgen. Kijkt men naar product X dan ziet men bijvoorbeeld de productomschrijving (Sales systeem), de voorraadontwikkeling (productieproces-monitor), de huidige klanten (CRM), betrokken afdelingen (ERP) en omzetgegevens (Financieel systeem) in een overzichtelijk scherm met 1 druk op de knop.

De voordelen welke Topic Maps hier bieden, zijn de volgende:

Zoektijden naar informatie worden gereduceerd tot 10-20% van de oorspronkelijke hoeveelheid.
Workflow, documenten, kennis en processen sluiten naadloos op elkaar aan.
De integratie zorgt voor een eenvoudigere controle van de betrouwbaarheid van de informatie, wat direct tot een betrouwbaardere dienstverlening leidt.
Informatie kan eenvoudig via meerdere kanalen verspreid worden, zoals web, RSS en PDA.
Kennis kan nu gedeeld worden binnen de context van een project, zodat projectteams doelgerichter en sneller kunnen werken.
Bestaande systemen blijven normaal functioneren

Fig. 2: Nieuwe architectuur

Tot slot

Vooral voor middelgrote en grote organisaties geldt, dat met het verkorten van zoektijden en integreren van informatie grote winsten kunnen worden geboekt. Zoals in dit voorbeeld beschreven staat, neemt de transparantie en inzetbaarheid van informatie sterk toe, waardoor de service naar de klant beter wordt. Medewerkers hebben minder tijd nodig om hun werk te verrichten, zij kunnen informatie en kennis sneller en doelgerichter delen en de organisatie is optimaal voorbereid op een informatievoorziening die nog meer toegesneden is op de klanten.

Roger Dols (Morpheus Software)

Als u meer wilt weten over Topic Maps, neem dan deel aan het seminar "Taxonomy Management and Information Integration" dat op 5 april 2006 in Utrecht wordt gehouden.

Naar overzichtsagenda